Yhdessä kohti sujuvampaa kesää varhaiskasvatuksessa

Tarkat hoitoaikavaraukset ja ajoissa ilmoitetut poissaolot helpottavat arkea lapsille, perheille ja henkilöstölle.

Kesä on varhaiskasvatuksessa erilainen kuin muu vuosi. Lapsia on paikalla vaihtelevasti, osa perheistä lomailee ja toimintaa järjestetään osittain eri yksiköissä. Varhaiskasvatuksen arki perustuu huoltajien tekemiin hoitoaikavarauksiin ja ilmoitettuihin loma-aikoihin.

– Kesän suunnittelu lähtee hyvin konkreettisista asioista: siitä, kuinka monta lasta on tulossa varhaiskasvatukseen ja minä päivinä. Näiden tietojen perusteella suunnittelemme henkilöstön työvuorot ja lomat, tilojen käytön sekä esimerkiksi ateriapalvelut, kertoo varhaiskasvatuksen johtaja Eila Rapala.

Mitä paremmin varaukset vastaavat todellista tarvetta, sitä sujuvammin kesäajan toiminta saadaan järjestettyä.

Viime kesän luvut herättivät pohtimaan

Viime kesän kokemukset osoittivat, että varaukset eivät aina pidä. Viime kesänä tehdyistä hoitoaikavarauksista jäi kesäkuussa käyttämättä noin 25 prosenttia ja heinäkuussa jopa yli 40 prosenttia.

– Usein varhaiskasvatusta varataan varmuuden vuoksi, mikä on täysin ymmärrettävää. Mutta jos varauksia ei päivitetä, meidän on mitoitettava toiminta niiden mukaan. Se voi tarkoittaa ylimääräistä henkilöstöä, tyhjiä tiloja ja aterioita, jotka päätyvät hävikiksi, Rapala avaa.

Vaikutukset näkyvät myös henkilöstön arjessa

Epätarkat varaukset eivät vaikuta vain kustannuksiin. Ne heijastuvat myös henkilöstön työhyvinvointiin ja lasten arkeen.

– Kun lasten läsnäolotiedot pitävät paremmin paikkansa, pystymme ajoittamaan henkilöstön lomia lasten loma-aikoihin. Tämä vähentää vaihtuvuutta toimintakauden aikana ja tuo arkeen pysyvämpiä vuorovaikutussuhteita, mikä on lapsille tärkeää, Rapala sanoo.

Huoltajat toimivat pääosin vastuullisesti

Varhaiskasvatuspalvelut selvitti ilmiön taustoja kyselyllä syksyllä 2025. Vastaukset osoittivat, että epätarkkojen varausten taustalla on useimmiten arjen ennakoimattomuus: työvuorot, lomat tai perhetilanteet eivät ole vielä varaushetkellä tiedossa tai ne muuttuvat myöhemmin.

– Huoltajat kokevat ilmoittavansa muutoksista vastuullisesti. Ilmoittamatta jääminen liittyy useammin kiireeseen tai epäselviin ohjeisiin kuin välinpitämättömyyteen, Rapala kertoo.

Vaikka lainsäädäntö mahdollistaisi maksun perimisen peruuttamatta jätetystä varhaiskasvatuspaikasta, Hyvinkäällä painotetaan ensisijaisesti yhteistyötä huoltajien kanssa.

Selkeä viesti tulevaa kesää varten

Tulevana kesänä varhaiskasvatuspalvelut panostaa entistä selkeämpään ja kohdennetumpaan viestintään. Tavoitteena on, että kesälle 2026 tehtävät varaukset olisivat mahdollisimman realistisia ja että muutoksista ilmoitettaisiin ajoissa.

– Kun huoltajat ilmoittavat hoidon tarpeen ja loma-ajat määräaikaan mennessä ja päivittävät tiedot heti muutosten tullessa, se auttaa meitä kaikkia. Resurssit kohdentuvat oikein, ruokahävikki vähenee ja kesäarki on sujuvampaa sekä perheille että henkilöstölle, Rapala kiteyttää.